Отклонение по стоимости проекта

Согласно исследованию Standish Group, 70% проектов исполняются с превышением бюджета, а 52% всех проектов завершаются с почти двукратным перерасходом начального бюджета.

В качестве известных примеров можно привести проект по созданию сверхзвукового самолета «Конкорд», когда бюджет был превышен в 12 раз, проект туннеля под Ла-Маншем, когда расходы на строительство были превышены на 80%, и наконец, один из самых знаменитых примеров перерасхода бюджета — строительство бостонского Большого подземного тоннеля, когда расходы (11 млрд долл.) превысили запланированный бюджет в 2,8 млрд долл. на 275%. Газета The Boston Globe оценила общую стоимость этого проекта в 22 млрд долл., включая проценты, и сделала вывод, что проект окупится только в 2038 г.

Ключевой вопрос, на который помогает ответить этот показатель — исполняются ли наши проекты в соответствии с бюджетом?

Ни одна компания не может себе позволить существенное превышение расходов. Более того, перерасход средств может иметь не только серьезные финансовые, но и репутационные последствия, а также проблемы с действующим законодательством. Например, софтверный гигант Oracle недавно подвергся судебному преследованию за якобы превышенный на 20 млн долл. бюджет одного из своих проектов по внедрению программного обеспечения.

Если предыдущий рассмотренный ключевой показатель эффективности (КПЭ) касался расписания проекта, то теперь мы более пристально посмотрим на бюджет. Мм рассмотрим стоимость проекта во времени, и это даст нам информацию о том, исполняется ли проект в соответствии с запланированным бюджетом.

Показатель отклонения по стоимости проекта представляет собой простое сравнение запланированной стоимости проекта с фактическими расходами. Если его значение равно нулю, то проект выполнен в рамках запланированного бюджета, если оно отрицательно, то допущен перерасход бюджета, если положительно, то проект выполняется с экономией средств.

Как проводить измерения

Метод сбора информации

Метод сбора информации заключается в простом сравнении плановых и фактических затрат проекта.

Формула

Отклонение по стоимости проекта = SPC — АРС,

где SPC — плановый бюджет проекта; АРС — фактические затраты проекта.

Для вычисления общего отклонения по стоимости проекта (для различных проектов, выполняемых совместно) вы можете просто сложить отдельные отклонения либо вычислить среднее арифметическое или взвешенное среднее значение.

Обычно отклонение по стоимости измеряют ежемесячно, но для важных краткосрочных проектов измерения могут проводиться и чаще.

Источником данных для рассматриваемого КПЭ обычно является информационная система управления проектами либо инструменты финансового планирования, либо записи в документации проекта.

В случае, когда используется стандартный инструмент управления проектом для отслеживания стоимости проекта, трудозатраты для определения отклонения по стоимости ничтожно малы. Однако если сбор данных и вычисления выполняются вручную, то стоимость сбора данных возрастает.

Целевые значения

Фактические затраты проекта должны быть близки к запланированному бюджету. Таким образом, целью для показателя отклонения по стоимости проекта должна быть максимальная близость к нулю. Отрицательные значения свидетельствуют о перерасходе бюджета, положительные значения могут свидетельствовать о недостатках в планировании, когда проекты завершаются с существенной экономией средств.

Пример. Давайте рассмотрим пример, в котором организация выполняет три важных проекта.

Проект SPC, долл. АРС, долл.
А 500 000 600 000
Б 250 000 270 000
В 75 000 70 000

Отклонение по стоимости проекта А = 500 000 — 600 000 = -100 000 долл.
Отклонение по стоимости проекта Б = 250 000 — 270 000 = -20 000 долл.
Отклонение по стоимости проекта В = 75 000 — 70 000 = 5000 долл.
Общее отклонение по стоимости = -100 000 — 20 000 + 5000 = -115 000 долл.

Замечания

В случае длительных проектов, возможно, имеет смысл соотнести расходы с вехами проекта для обеспечения текущего контроля бюджета, что поможет избежать любых сюрпризов в конце проекта.

Вместо вычисления разницы между фактическими и запланированными расходами проекта некоторые компании предпочитают определять индекс выполнения стоимости проекта (Project Cost Performance Index, PCPI), представляющий собой отношение SPC / АРС. Если PCPI меньше единицы, то проект превышает заложенный бюджет, если PCPI больше единицы, то проект идет с экономией бюджета.

Важно отметить, что КПЭ, характеризующие эффективность исполнения проектов, следует рассматривать не по отдельности, а в совокупности, включая сюда параметры времени и качества.