Показатель освоенного объема проекта

В случае длительных и крупных проектов необходимо контролировать текущий ход их исполнения для ясного понимания того, какова реальная ситуация по отношению к утвержденным планам.

Ключевой вопрос, на который помогает ответить этот показатель — выполняются ли наши проекты в соответствии с желаемыми результатами?

Для этих целей был разработан показатель освоенного объема (earned value metric, EV). Освоенный объем учитывает стоимость выполняемых работ и дает компаниям возможность сравнения объема фактически выполненных работ и объема запланированных работ на конкретную дату.

В руководстве пользователя MS Project 2003 освоенный объем определяется как «метод для измерения эффективности исполнения проекта, который показывает, сколько денежных средств должно быть израсходовано с точки зрения выполненных к отчетной дате работ, а также плановую стоимость работы, задачи или ресурсов». Освоенный объем отслеживает процент фактического исполнения бюджета на любую дату.

Кроме оценки хода исполнения проекта на конкретную дату освоенный объем дает компаниям возможность спрогнозировать фактические затраты по завершении проекта, предполагая, что производительность останется на неизменном уровне.

Как проводить измерения

Метод сбора информации

Данные для определения освоенного объема поступают из системы управления проектом. Основой являются данные из плана проекта и данные по фактически выполненным работам.

Формула

EV = % выполнения × BCWP,

где BCWP (budgeted cost of work performed) — плановая стоимость фактически выполненных работ или суммарная плановая стоимость рабочей силы и ресурсов проекта.

Уровень эффективности = (EV / ACWP) × 100%

где ACWP (actual cost of work performed) — фактическая стоимость выполненных работ или суммарные средства на рабочую силу и ресурсы, истраченные на отчетную дату.

Частота измерения освоенного объема зависит от типа проекта, однако на практике он обычно измеряется еженедельно (в случае длительных проектов — ежемесячно).

Источником данных для рассматриваемого ключевого показателя эффективности (КПЭ) обычно является прикладное программное обеспечение управления проектами либо записи в документации проекта.

Стоимость измерения освоенного объема может быть достаточно высокой из-за значительных трудозатрат при обновлении проектной документации. Если документация проекта обновляется автоматически, а менеджер проекта пользуется программными средствами управления проектом, то затраты на измерение освоенного объема существенно снижаются.

Целевые значения

Целевые значения для освоенного объема основываются на информации из плана проекта, поэтому они будут уникальными для каждого проекта.

Пример. Давайте рассмотрим пример, который показывает, как вычисляется и используется освоенный объем.

Плановая стоимость проекта А равна 600 фунтам стерлингов. На отчетную дату фактические затраты составили 200 фунтов при выполненных 20% работ.

Освоенный объем = 600 х 20% = 120 фунтов.

Показатель эффективности деятельности = Используя вычисленные значения, прогноз по расходам = 400 (оставшийся бюджет)  = 0,6

что больше, чем запланированный бюджет, следовательно, в проекте идет перерасход средств.

Плановая стоимость проекта Б равна 800 фунтам. Фактические затраты составили 400 фунтов при 70% выполненных работ.
Освоенный объем = 800 х 70% = 560 фунтов.
Показатель эффективности деятельности = 400 / 560 = 1,4.
Прогноз по расходам = (400 / 1,4) + 400 = 685,71 фунтов, что меньше запланированного.

Замечания

Очень важно понимать, что показатель освоенного объема зависит от способа отчетности о ходе проекта.

Так же как и для многих других КПЭ, важно не просто увидеть финальное значение показателя освоенного объема, а использовать этот показатель как инструмент идентификации и исправления потенциальных проблем в ходе исполнения проекта.

Давайте вернемся к двум расчетам в рассмотренном выше примере. Казалось бы, данные говорят о том, что проект Б исполняется лучше проекта А. Однако необходимо также учитывать часы работы персонала и время выполнения. Например, компания могла бы использовать более опытные (и, следовательно, более дорогие) ресурсы для того, чтобы не прикладывать много усилий, требующихся для выполнения задачи, которая могла быть выполнена досрочно. Вместе с тем если определена задача — не выходить за рамки бюджета, то могут быть выделены низкозатратные, но малоэффективные ресурсы.

Поскольку EV основывается на хорошей отчетности и оценках, важно знать о некоторых возможных нежелательных действиях, способных исказить данные и показать лучшие результаты EV, чем они есть на самом деле:

  • назначение более длительного расписания проекта, например представление шестимесячного расписания проекта, когда в действительности необходимы только три месяца;
  • определение самых простых задач в начало проекта, а самых сложных — в конец, что может давать хорошую оценку EV в течение долгого времени;
  • преувеличение процента выполнения задачи и т. д.