Анализ проектов и программ

Под анализом проектов и программ понимается процесс оценивания того, насколько эффективными являются ваши собственные проекты и программы, чтобы на основе полученной информации их совершенствовать в будущем. О степени успешности проектов и программ всегда можно судить по трем ключевым критериям.

Соответствие графику: выполняется ли проект в соответствии с графиком?
Соответствие бюджету: выполняется ли проект в рамках выделенного на него бюджета?
Соответствие запланированным результатам: соответствуют ли конечные результаты проекта тем, которые от него ожидались?

Поэтому при проведении анализа проектов и программ их эффективность всегда оценивается степенью соответствия указанным критериям.

Содержание

Почему этот инструмент важен

Анализ проектов и программ полезен тем, что большинство стратегических и трансформационных инициатив реализуются в виде проектов или программ. Если эти проекты или программы окажутся неуспешными, слишком разрушительными или не будут завершены своевременно, в рамках бюджета или в соответствии с заданными стандартами по результатам, то с негативными последствиями может столкнуться вся компания.

При запуске проектов и программ не следует ограничиваться лишь формулировкой целей, которые необходимо достичь с их помощью, а затем ничего больше не делать и считать, что все будет происходить по плану. Динамику выполнения этих проектов и программ нужно все время отслеживать. Постоянное оценивание может помочь вам предвидеть любые потенциальные проблемы и принять необходимые меры до их наступления, а также
вернуть проект или программу обратно на нормальный вариант их реализации, если случится какой-нибудь сбой.

Когда следует применять инструмент

Анализ проектов и программ следует проводить всякий раз, когда вы реализуете новый проект или программу.
Знание того, что они будут тщательно оцениваться от начала до конца, помогает добиваться полной вовлеченности в процесс и вас самого, и вашей команды и свидетельствует о том, что данный проект (или программа) действительно для организации важна.

Вопросы, на которые можно получить ответ с помощью инструмента

Анализ проектов и программ может помочь ответить на некоторые вопросы, в том числе следующие.

В какой степени наши проекты или программы реализуются в соответствии с графиком?
В какой степени наши проекты или программы реализуются в рамках бюджета?
В какой степени реализация наших проектов или программ приведет к достижению необходимых или желательных результатов?

Как следует пользоваться инструментом

Есть целый ряд ключевых показателей эффективности, в том числе степень отклонения от графика выполнения проекта, отклонение по величине расходов на проект и величина прибавочной стоимости, которые могут помочь вам отслеживать различные параметры, которые должны измеряться.

Кроме того, начало реализации проектов и программ часто сопровождается сообщениями, которые появляются в закрытых социальных медийных средствах или в интранете, где их участники и другие люди, имеющие к этим инициативам отношение, могут делиться своим опытом, задавать вопросы и рассказывать о проблемах. Все эти места в совокупности могут быть очень мощным источником текстовых данных, которые можно проанализировать, чтобы определить закономерности, или подвергнуть анализу тональности, чтобы оценить, каким в целом является настрой людей в отношении конкретного проекта или программы: положительным, негативным или нейтральным.

Практический пример

Хотите узнать рецепт катастрофы и варианта, при котором вы почти наверняка столкнетесь с трудностями? Он очень прост. После выполнения проекта или реализации процесса не проводите никакого последующего оценивания того, что при этом происходило, и полученных результатов. Есть много способов, выбор каждого из которых неизбежно приведет к тому, что проект окажется неудачным, и можно привести много известных примеров, в которых рассказывается именно о таком развитии событий. Их изучение показывает, что никакого анализа этих проектов или программ не проводилось.

Вот несколько примеров такого рода. Новый стадион Уэмбли в Лондоне первоначально планировалось открыть в 2003 г., но на самом деле его открытие состоялось только в 2007 г. Знаменитый Сиднейский оперный театр по плану должны были открыть в 1963 г., потратив на него 7 млн австралийских долларов, но он открылся лишь в 1973 г. и обошелся в 102 млн. Разработка сверхзвукового самолета «Конкорд» потребовала в 12 раз больше средств, чем планировалось вначале. За туннель между Великобританией и Францией фактически пришлось заплатить на 80% больше, чем было предусмотрено в бюджете, а строительство туннеля в Бостоне, известного как «Большая траншея» (Big Dig), обошлось еще дороже, на 275% больше, чем закладывалось в бюджет или, если в денежном исчислении, в 11 млрд долл. США.

0 чем не нужно забывать

Перед тем как приступить к любому новому проекту или программе, убедитесь, что вы в полной мере понимаете, почему вкладываете средства в этот процесс и чего хотите достичь. Очень легко можно заняться реализацией какого-то проекта только потому, что он относится к категории «это стоит попробовать» или «это нам не навредит», однако затраты ресурсов и времени и в этом случае могут быть значительными, и поэтому обязательно проанализируйте свой проект или программу еще до того, как начнете его/ее выполнять. Самая большая ловушка, которая вас здесь может поджидать, возникает из-за того, что люди не сразу в полной мере оказываются вовлечены в процесс и начинают активно в нем участвовать нередко только тогда, когда в нем что-то идет не так, как планировалось.