Один из инструментов, которым пользовался президент США Дуайт Эйзенхауэр, был разработан для того, чтобы помочь человеку расставить приоритеты по времени выполнения задач на основе их важности и срочности. Во многом он стал популярным благодаря Стивену Кови (1932-2012), который рассказал о нем в своей работе.
| Срочные | Несрочные | |
| 1 | 2 | |
| Важные | Кризисная ситуация Неотложные проблемы Проекты с горящими сроками Совещания, назначенные | Подготовка Планирование Превентивные меры Поддержание работоспособности оборудования Налаживание отношений Выявление новых возможностей Отдых |
| 3 | 4 | |
| Неважные | Перерывы и отвлечения Телефонные звонки Электронные письма Отчеты Совещания Популярные виды | Рутинная работа Текущая работа Электронные письма Телефонные звонки Пустая трата времени Приятное время |
Матрица распределения времени может полноценно заменить стандартный список дел.
Как следует пользоваться моделью
На листе бумаги формата А4 нарисуйте простую матрицу 4×4. На отдельном листе бумаги перечислите все, что вам нужно сделать, никак не упорядочивая эти дела. После того как список дел будет составлен, возле каждого его пункта поставьте цифру, соответствующую тому квадранту, в который нужно внести данное дело (например, самые важные и срочные помечайте 1).
Привязав все элементы списка к квадрантам матрицы, перенесите эти элементы в соответствующие квадранты.
Больше всего элементов у вас должно получиться в квадранте 2. Это те повседневные дела, для которых вы установили приоритеты и которыми занимаетесь в соответствии со своим планом. Наличие в квадранте 1 большого количества дел означает, что вы работаете в авральном режиме, из-за чего оказываетесь то в одной, то в другой кризисной ситуации. Такую организацию работ вряд ли можно считать нормальной. Если у вас слишком много горящих сроков, которые для вас установили другие люди, воспользуйтесь инструментами из этой книги, позволяющими обрести уверенность в собственных силах, и откажитесь от таких навязываемых вам сроков, упорядочивая свою рабочую нагрузку.
В конце рабочего дня спланируйте свою работу на следующий день. При письменном фиксировании своих планов вы обнаружите, что можете расслабиться после работы, так как знаете, что запланировали все, что нужно.
Поочередно выполняйте дела, находящиеся в каждом квадранте, начав с квадранта 1, срочных и важных дел.
Часто элементы, включенные в квадрант 1, вам поручают сделать другие люди. Например, ваш босс поручает вам выполнить конкретное задание и сообщает вам, что оно срочное и должно быть завершено к полудню следующего дня. Вы бросаете все другие дела и изо всех сил стараетесь закончить эту работу к установленному сроку. Справившись с заданием, вы приносите его результаты боссу и слышите от него: «О, я даже не ожидал, что вы справитесь с этим так быстро» или «Положите их там, сверху. Я посмотрю, когда у меня будет время». В тот момент, когда босс поручил вам это задание, он вычеркнул его из списка своих срочных дел. В следующий раз, когда кто-то вам поручает выполнить задание, называет срочным и устанавливает предельный срок для его завершения, попробуйте воспользоваться одним из следующих приемов.
- Спросите: «Какая именно часть этой работы является срочной?» Как правило, человек, поручающий вам задание, после этого вопроса впадает в ступор, но после нескольких секунд размышлений сообщает вам, что срочной является одна небольшая часть. После этого все остальные части нового задания вы можете поместить в квадрант 2, где находятся запланированные работы с присвоенным им уровнем приоритета.
- Скажите: «Я с удовольствием займусь выполнением этого задания, но его поручение мне означает, что другая неотложная работа, которую мы до этого с вами обсуждали, будет готова с задержкой в один день». В данном случае хитрость заключается в том, что вы не спрашиваете, устроит ли начальника этот вариант, а просто сообщаете ему о том, как будут развиваться события.
- Скажите, что вы с удовольствием выполните эту работу, но, поскольку вы уже согласовали с боссом приоритетность других работ, вам необходимо снова вернуться к их обсуждению, так как появилось дополнительное задание. Если вам будет сказано, что самым срочным является последнее задание, сообщите своему боссу, что из-за его выполнения другая работа будет сделана на день дольше. И в этом случае не задавайте вопрос, а просто информируйте начальника.
- Как последний вариант, объясните боссу, что у вас нет свободного времени, так как вам необходимо к установленным срокам выполнить ряд других заданий, однако вы можете потратить несколько минут, чтобы найти не так сильно загруженного коллегу, который сможет заняться этой работой.
Каждый ваш ответ убедительно свидетельствует о том, что вы в полной мере контролируете свою работу и умеете расставлять свои приоритеты.
Регулярно проверяйте списки дел и постарайтесь, чтобы они не были слишком длинными в квадрантах 3 и 4. Нужно учитывать и то, что в жизни есть не только работа и что в течение рабочего дня вы иногда будете заниматься делами, которые не относятся к вашей работе. Однако вам нужно попытаться так научиться управлять своим временем, чтобы минимизировать подобные явления или заниматься ими во время перерывов на отдых, чтобы они не мешали выполнению ваших заданий. Выделяйте время, в течение которого вы можете позволить себе отвлечься от выполнения более важных видов работ, не злоупотребляйте им, когда такое отвлечение может обойтись слишком дорого.
Выводы
Как и любой другой инструмент планирования, матрица распределения времени является эффективной только в том случае, если вы ею пользуетесь и регулярно корректируете ее содержание. Она поможет вам спланировать свой рабочий день, но не поможет выполнить те дела, которые вы с ее помощью для себя запланируете. Чтобы умело управлять временем, нужно сочетать самодисциплину и умение говорить «нет». Поэтому с пониманием относитесь к ситуациям, когда другие члены вашей команды говорят вам «нет», и с уважением относитесь к их приоритетам и установленным срокам выполнения их заданий.
Вам также могут быть интересны статьи:
(3 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Загрузка...