После того как консультант по вопросам менеджмента Дэвид Аллен опубликовал идеи о самоорганизации, в США среди его последователей возник своего рода культ. Свои идеи о более разумном использовании времени на основе здравого смысла Аллен сформулировал в книге «Как привести дела в порядок».
Модель приведения дел в порядок (ПДП) поможет вам оптимизировать ваши списки дел, задачи, сообщения электронной почты, встречи и некоторые другие события, которые требуют усилий и времени по их обдумыванию, благодаря чему вы можете стать более продуктивным, творческим и эффективным человеком. Основные шаги при применении ПДП включают следующие этапы:
- сбор;
- обработку;
- организацию;
- анализ;
- выполнение.
Содержание
Когда следует применять модель
Те люди, которые применяют ПДП, после знакомства с этим инструментом отказались от всех других инструментов управления временем.
Как следует пользоваться моделью
На начальных этапах своего применения — сбора идей и их упорядочивания — ПДП требует больших затрат времени, но затем эта модель позволяет отказаться от всех других систем тайм-менеджмента, которыми вы, возможно, пользовались до этого.
В полной версии ПДП есть инструменты, полезные для управления каждым этапом этого процесса.
- Сбор. Перечислите все, что требует вашего внимания или заботы, независимо от того, какое место в вашей жизнедеятельности занимают эти составляющие. Помощь в составлении этого списка вам могут оказать документы, ожидающие вашего разбора, записи на бумаге, записи в электронном блокноте, голосовые записи и сообщения электронной почты. По мнению Аллена, успех на этом этапе достигается за счет того, что вы переносите все, что нужно запоминать для такого списка, из головы в «корзину» для сбора (выбранный вами репозиторий для хранения всех элементов этого списка). Лучше всего создать минимальное количество таких корзин, чтобы вы могли с ними справляться. Эти корзины необходимо «очищать» от накопившихся там материалов как можно чаще. Процесс очищения может означать удаление элемента из корзины, принятие решения о том, что с ним следует сделать, а затем выполнение этого решения. Благодаря такому подходу с каждым выполненным делом содержание корзины уменьшается, она очищается, и весь процесс происходит более организованно.
- Обработка. Примите решение о том, что нужно сделать с каждым элементом корзины. При рассмотрении каждого элемента подумайте, потребуется ли вам совершать связанные с ним действия. Если нет, удалите его из корзины или положите его в нее снова, чтобы вернуться к нему позже. Если дела, относящиеся к этому элементу, могут быть выполнены за две минуты, сделайте их; если требуется больше времени, делегируйте их выполнение или на время отложите.
- Организация. Распределите элементы/составляющие по соответствующим корзинам. Имеются восемь стандартных корзин, которые можно озаглавить так: «Мусор», «Сделать когда-ни-будь/может быть», «Справочные материалы», «Проекты», «Планы проектов», «Ожидания» (действия, совершения которых мы ожидаем от других), «Календарные дела» (с указанием определенных дат, на которые назначено их выполнение) и «Первоочередные действия» (сделать как можно скорее).
- Анализ. Регулярно обдумывайте каждый элемент, который требует действий. Аллен рекомендует анализировать все, что вы собрали и упорядочили, раз в неделю.
- Выполнение. Выберите лучшие действия, которые нужно выполнить, руководствуясь для этого контекстом, имеющимися в распоряжении временем, силами и приоритетами. Чтобы организовать свою ежедневную работу, займитесь теми делами,
которые у вас запланированы на данный день, также выполните срочные дела, появившиеся в этот день, и определите, что вам нужно сделать дальше по мере выполнения каждого задания, а затем решите, как это можно сделать лучше всего.
ПДП также предусматривает повышенное внимание активному консультированию по планированию проектов и анализу результатов вашей работы.
Выводы
Суть ПДП заключается в организации всего вашего «багажа» (как его называет Аллен) таким образом, чтобы либо с ним произвести какие-то действия, либо от него избавиться.
Можно только удивляться тому, что система управления временем стала культовой. Возможно, в мире больших нагрузок мы ищем своего рода волшебную палочку, которая могла бы одним своим взмахом помочь нам лучше использовать свое время, и поэтому модель ПДП привлекла большое внимание и увлекла многих людей, испытывающих большой стресс и, по-видимому, не умеющих организовать свою жизнь. Однако ПДП такой палочкой не является и требует к себе повышенного внимания, так как польза от нее будет только в том случае, если вы готовы затратить на нее достаточно времени, а самодисциплина, которую она обеспечивает, приведет к очень полезным побочным эффектам, которые проявят себя и в других областях вашей работы и личной жизни.
Вам также могут быть интересны статьи:
(3 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Загрузка...